E-računi, razloženi

Kaj je e-račun?

E-račun je račun, ki je izdan, poslan in prejet kot strukturirani podatki, običajno datoteka XML, ki jo programska oprema prejemnika prebere sama. PDF, poslan po e-pošti, je v vsakdanjem smislu elektronski račun, ni pa e-račun: človek ga mora še vedno prebrati in pretipkati v računovodski sistem.

Ker je vsako polje (prodajalec, kupec, davčna številka, postavke, stopnje DDV, zneski, plačilni podatki) na točno določenem mestu, se e-račun lahko samodejno preveri, knjiži, likvidira in plača. Zato ga države po vsej EU uvajajo kot obveznega med podjetji.

E-računi in fiskalizacija

Pojma se pogosto mešata, vendar gre za ločeni obveznosti z različnim namenom:

• Fiskalizacija (davčno potrjevanje) račun ob izdaji sporoči davčnemu organu. Ta ga potrdi z enkratno kodo, ki mora biti na računu. V Sloveniji je to FURS s kodama ZOI in EOR, na Hrvaškem Davčna uprava s kodama ZKI in JIR.
• E-račun pa določa, kako sam račun potuje od prodajalca do kupca: kot strukturirani podatki prek omrežja za izmenjavo namesto na papirju ali kot PDF.

Za en račun lahko veljata obe. Dobro orodje za račune ju ureja v istem postopku, zato vam ni treba razmišljati, katero pravilo velja.

Formati in standardi

EU je določila skupen pomenski model za e-račune, EN 16931, da računi iz različnih držav nosijo enake podatke. Vsaka država nato uporablja enega ali več tehničnih formatov na tej osnovi:

• eSLOG 2.0, slovenski nacionalni format XML, skladen z EN 16931.
• UBL 2.1, mednarodni format XML, ki se uporablja za hrvaške e-račune.

Za uporabo Paplyja vam ni treba poznati ničesar od tega: izpolnite običajen obrazec za račun, Paply pa pripravi pravi format za državo.

Vodniki po državah

Srbija ima lasten nacionalni sistem e-računov s pravili, ki se razlikujejo od obeh. Podpora za Srbijo je v načrtu Paplyja za kasnejšo fazo.

Kako pomaga Paply

Slovarček

EN 16931

Evropski standard, ki določa, katere podatke mora vsebovati e-račun, da je berljiv tudi čez mejo.

eSLOG 2.0

Slovenski format XML za e-račune, usklajen z EN 16931.

UBL 2.1

Universal Business Language, mednarodni format XML za poslovne dokumente, ki se uporablja za hrvaške e-račune.

FURS

Finančna uprava Republike Slovenije, ki potrjuje račune, plačane z gotovino ali kartico.

ZOI

Zaščitna oznaka izdajatelja računa, koda, izračunana ob izdaji slovenskega računa.

EOR

Enkratna identifikacijska oznaka računa, ki jo FURS vrne, ko račun potrdi.

Porezna uprava

Hrvaška davčna uprava, ki fiskalizira hrvaške račune.

ZKI

Zaštitni kod izdavatelja, zaščitna koda, izračunana za vsak fiskaliziran hrvaški račun.

JIR

Jedinstveni identifikator računa, ki ga vrne hrvaška davčna uprava.

OIB

Hrvaška osebna identifikacijska številka, ki jo imajo tako osebe kot podjetja.

KPD

Hrvaška klasifikacija proizvodov in storitev, s katero se razvrščajo postavke na e-računih.

UPN QR

Slovenska plačilna koda QR. Ko jo skenirate v bančni aplikaciji, se izpolnijo znesek, IBAN in sklic.

HUB3

Hrvaški standard plačilnega naloga, natisnjen kot 2D črtna koda, ki jo bančne aplikacije lahko skenirajo.

CAMT.053 / MT940

Formata datotek bančnih izpiskov. Uvozite enega v Paply in plačila se povežejo z računi.

pain.001

Format datoteke plačilnih nalogov SEPA. Paply ga pripravi, da v spletni banki naenkrat plačate več prejetih računov.

Vprašanja